Interview Caroline chef de projet évènementiel agence Volcanic

Prod, budget, logistique, planning, client…Ces mots sont souvent les premiers à sortir de la bouche d’un chef de projet dans l’évènementiel quand il parle de son travail, suivis de près par ses réalisations les plus prestigieuses. Mais pas Caroline qui parle plus volontiers des rencontres qui l’ont marquée. Avec un patron qui lui a laissé sa chance hier – et encore aujourd’hui – des clients devenus récurrents et des prestataires fidèles dont certains sont devenus des amis

« Pour se dire les choses franchement il faut une certaine dose de respect et de confiance mutuels »

Quand on dit à Caroline que cela fait « déjà » 18 ans qu’elle travaille pour Volcanic, elle a presque l’air surprise. Car ces années au sein de l’agence elle ne les a jamais comptées. Par contre elle sait à qui elle les doit, Éric Vincent, le patron de Volcanic, qui lui a laissé sa chance dès la fin de ses études de communication à l’ISCOM. « En fait quand tu arrives en agence tu ne sais rien. Même si tu as quelques notions apprises à l’école, tu dois te familiariser avec les habitudes de travail de l’agence. Tu apprends sur le terrain ». Embauchée alors pour un CDD de 3 mois, elle y est restée. « Éric m’a laissé ma chance, m’a fait confiance. Et ça n’est pas si commun ».

Quelques années après son embauche, Éric décide de partir vivre en Province. « Au quotidien nous étions 2 chefs de projet, sans patron ». Une situation qui en aurait déstabilisé plus d’un. Mais Caroline n’en n’a jamais souffert. Elle a vu dans cette nouvelle marque de confiance la volonté d’un patron d’accompagner ses salariés vers plus d’autonomie. Et si ça marche, c’est parce que la franchise est au cœur du système. « Nos rapports sont assez simples mais pas forcément hiérarchiques même si chacun respecte le poste de l’autre. Nous échangeons nos points de vue. Et parfois nous ne sommes pas d’accord. Éric est un créatif, avec 10 000 idées seconde, et il faut parfois que je lui dise que ces idées ne vont pas cadrer avec le budget. Mais nos échanges se font toujours dans le respect, en toute transparence. Et on arrive toujours à trouver une solution ». Dans un monde où la méfiance est de rigueur, reconnaître à son patron des qualités humaines, telles que l’écoute et la bienveillance, peut parfois être mal interprété. Mais Caroline n’a pas besoin d’une promotion. « Et tous ceux qui connaissent Éric vous diront la même chose de lui !».

« Travailler main dans la main avec un client, un vrai confort »

Tous ceux qui travaillent dans l’évènementiel gardent en mémoire leur premier événement. Puis il y en a 10 autres, 20 autres…Leur caractère unique et éphémère, répondant à une demande bien particulière, est souvent ce qui motive un chef de projet car chaque projet est différent. Alors comment trouver de l’intérêt aux évènements récurrents ? N’est-ce pas ennuyeux ? Caroline y voit au contraire de nombreux avantages. « Chaque année depuis plus de 10 ans un de nos clients nous demande d’organiser sa « Christmas Party ». Il s’agit d’un événement où seuls les collaborateurs et les fournisseurs de ce client (environ 350 personnes) sont invités. C’est donc déconnecté du business habituel de l’entreprise et purement festif. Et j’aime l’organiser car chaque année il faut trouver de nouvelles idées. Parfois le client a une idée de thème, parfois non et c’est nous qui lui proposons. Et il est toujours content ».  Un client qui revient est un client heureux, mais il reste un client. « Au fil des années nous avons su instaurer une relation de confiance avec notre client. Il nous laisse presque carte blanche ce qui est assez rare. Mais il ne faut pas oublier qu’il compte quand même sur nous pour que l’événement soit réussi ! ». Une affaire – et une histoire – de confiance donc.

Puis il y a les clients avec qui le courant passe dès le premier contact. Là aussi ils sont rares. « Une association engagée autour de la thématique des 1000 premiers jours de l’enfant et de leur importance en termes de développement organise chaque année un grand forum. Jusqu’à présent ils organisaient cela seuls. Et puis la responsable de la communication m’a appelé car nous avions des contacts en commun. Elle souhaitait élargir la dimension de son événement. Nous avons tout de suite accroché. Ce qu’elle disait de son association, de son travail était passionnant. Éric et moi lui avons trouvé des idées et des solutions pour dynamiser le tout. Nous l’avons déchargé d’un certain nombre de tâches. C’était plus qu’une simple relation client/agence. Nous avons vraiment travaillé en partenariat. Volcanic a été la première agence qu’ils ont contactée, et la dernière car ils nous ont confié leur projet l’année suivante. Et je ne pense pas que cela soit uniquement parce que j’étais enceinte à ce moment-là et donc particulièrement sensible au sujet de la petite enfance ».

Lorsqu‘un projet se déroule bien, et qu’un client devient récurrent, c’est parfois qu’il y a un peu plus que du simple business. Après tout, ce sont aussi des rencontres de personnalités, de caractères. Si Caroline avoue se sentir plus proche de certains clients que d’autres, et en rencontrer certains avec qui le courant est bien passé en dehors du cadre du travail pour parler d’autre chose, il existe pour elle une limite qui se fait naturellement. « Cela reste tout de même des clients ».

« Nos prestas et freelances ne sont pas juste des bras ou des cerveaux. On a de vraies relations »

Volcanic est une « agence à taille humaine » comme on dit. Cela signifie qu’il n’y a pas besoin de faire 10 réunions avec 10 personnes différentes avant qu’une décision soit prise. L’agence se concentre autour des chefs de projets qui ont à leur disposition un carnet d’adresses et de contacts qui vaut de l’or : les prestas externes et les freelances. Graphisme, lumière, logistique, vidéo…On y trouve tous les talents nécessaires à la réalisation d’un événement. Pour Caroline, ce sont des gens sur qui on peut compter et qu’on consulte, pas uniquement des « faisant ». « Ils travaillent avec nous et pas seulement pour nous. Il n’y a qu’ensemble que l’on peut parfois trouver des solutions. Nous nous appuyons sur leurs compétences ». Et là encore, c’est une affaire de confiance car il n’est pas toujours simple de trouver un free ou un presta qui comprenne rapidement une certaine façon de travailler, et adhère aux mêmes valeurs. « Comme dans toute relation il faut d’abord s’apprivoiser, trouver un moyen de se comprendre et de s’entendre. Et ça prend du temps ». Mais quand ça fonctionne c’est souvent pour longtemps. Et cette fois Caroline n’hésite pas à parler de vraies rencontres, et d’amitiés durables. Et comme l’amitié ça s’entretient, Caroline organise chaque année pour Volcanic une soirée de Noël thématisée, avec les prestataires et freelances de l’agence ainsi que quelques fournisseurs (environ 60 personnes). « On travaille tous beaucoup. Et même si on en retrouve parfois certains sur les mêmes opés, on n’a pas vraiment le temps de discuter. C’est une belle occasion de se réunir tous ensemble, pour le plaisir. C’est un moment privilégié que nous apprécions tous, on se retrouve en famille ». Cette année par exemple, l’agence a organisé sa soirée dans un ping-pong bar avec une thématique « Soirée à 2 balles » afin de communiquer le fait que Volcanic, c’est vraiment de la balle !

 

Comme beaucoup de ses collègues qui travaillent dans l’évènementiel depuis un certain temps, Caroline a vu son travail évoluer face à des budgets souvent réduits à la baisse. Parfois les clients ont conservé les mêmes exigences et il faut alors leur expliquer, avec diplomatie, que leur projet n’est pas réaliste. Mais pour Caroline ces contraintes budgétaires peuvent également être une belle opportunité, celle d’être créatif dans d’autres domaines alors inexploités, et de trouver des idées « qui ne coûtent pas cher ». En France c’est bien connu, « quand on n’a pas de pétrole on a des idées ». Et Caroline n’en manque pas.

 

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