Le volcazine > ÉVÉNEMENTS > Tout savoir sur l’assurance annulation d’événement
ÉVÉNEMENTS

Tout savoir sur l’assurance annulation d’événement

Ce contenu peut vous inspirer ?
Découvrez notre offre

volcabox
Je découvre

Vous avez choisi le lieu de votre événement, le menu, et les invitations sont lancées. Tout est prêt pour que vos invités passent un bon moment. Mais avez-vous pensé à assurer votre événement ? En tant qu’organisateur, vous êtes responsable alors même si le pire n’est jamais souhaitable, il faut tout de même l’envisager, à la fois pour les invités mais également pour votre entreprise.

Qui doit souscrire une assurance ?

Lorsque vous organisez un événement d’entreprise, ou un événement privé, votre entreprise (ou votre association) engage sa responsabilité ainsi qu’un investissement financier. Il incombe donc à votre entreprise de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour préserver la sécurité des personnes qui y participent mais aussi celles des biens matériels et des locaux où se déroule votre événement.
De plus vous devez également garder en tête que cet événement vous a certainement coûté de l’argent (réservation du lieu, cachets des intervenants, prestataire pour la nourriture ou la boisson, hébergement…). Alors pensez à protéger les autres en cas de souci c’est bien, mais il faut également penser à vous !

Quelle assurance souscrire ?

Si votre événement se déroule au sein même de votre entreprise, il se peut qu’une simple extension des garanties habituelles puisse suffire mais cela n’est pas forcément le cas. Commencez par contacter votre assureur et parlez-lui de votre événement. Celui-ci déterminera alors si une extension est suffisante, où s’il vous faut souscrire à des garanties complémentaires telles que :

  • Responsabilité civile organisateur (pour vous couvrir en cas de réclamation d’un tiers suite à un dommage corporel, matériel ou immatériel)
  • Couverture du matériel et des accessoires (en cas de matériel scénique ou de décors loués par exemple)
  • Assurance annulation (ou « pertes pécuniaires »)

A quoi sert l’assurance annulation ?

Tout le monde connaît, ou presque, le cas où après avoir acheté un billet pour un concert, le concert se trouve annulé. Le spectateur peut souvent se faire rembourser son billet mais qu’en est-il de l’organisateur qui a avancé les frais ? La situation est identique lorsque votre société réserve un lieu pour un événement, ou encore un traiteur, et que pour une raison ou pour une autre (indisponibilité, intempéries…), cela ne se passe pas comme prévu, vous contraignant à annuler votre événement. Sans assurance annulation adaptée, les frais que votre entreprise aura engagés pour rien ne vous seront pas remboursés.

Que comporte l’assurance annulation ?

L’assurance annulation comprend en général une base de couverture (grèves, deuil national, attentat et menace terroriste…) à laquelle peuvent s’ajouter des garanties complémentaires telles qu’une garantie intempéries (bien pratique si votre événement se déroule à l’extérieur) ou encore une garantie indisponibilité des personnes (également bien utile si les intervenants à votre convention par exemple ou le groupe de musiciens chargé d’animer la soirée, votre traiteur ou votre foodtruck doivent annuler à la dernière minute…).
Vous l’avez compris il n’existe pas une seule assurance annulation. Vous pouvez souscrire à plusieurs couvertures différentes. Plus les garanties seront nombreuses, plus la facture sera élevée. Par chance, si vous n’organisez un événement qu’une fois dans l’année, vous pouvez souscrire une assurance annulation de façon ponctuelle. Mais si vous en organisez plusieurs, il est peut-être préférable (et plus intéressant financièrement) de prendre une assurance à l’année.

Où souscrire une assurance annulation ?

Tournez-vous d’abord vers l’assureur de votre entreprise. C’est celui qui connaît le mieux vos activités, et expliquez-lui-en quoi consiste votre événement : lieu, nombre de personnes conviées, animations, traiteur…Si votre entreprise a engagé de nombreux frais, une assurance annulation vous permettra de réduire les risques financiers. Et si votre assureur ne peut pas voue en proposer une, il saura certainement vous aiguiller vers un assureur spécialisé en évènementiel.
Les offres sont également nombreuses sur le net donc vous pouvez également demander des devis comparatifs si vous avez le temps. Car à chaque fois il faudra expliquer en détail en quoi consiste votre événement et fournir un prévisionnel des frais ainsi qu’un plan d’étalement des dépenses.

Et au final combien ça coûte ? Il est malheureusement impossible de donner un seul chiffre mais en général le coût de l’assurance annulation est basé sur le montant assuré. Dans la plupart des cas, cela varie de 1% à 5%, en fonction des assureurs. Un montant qui n’est pas si élevé au regard de la sécurité que cela peut vous apporter en retour. Alors on ne vous souhaite pas le pire, mais se protéger est toujours plus prudent !