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L’événement pour organiser son activité de pôle ou d’équipe au sein d’une seule et même interface : Asana

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Travailler en groupe, une tâche pas toujours très simple à gérer : qui fait quoi ? Dans quels délais ? Qui complète et dans quelle mesure ? Avec Asana, savoir où l’on en est des projets communs ne sera plus un calvaire à gérer.

Asana, à la rescousse des team members.

asana-logo Asana, c’est un outil en ligne qui permet à une équipe de suivre l’avancement de tous ses projets.

Depuis son ordinateur, via le site internet, ou directement depuis son smartphone (appli disponible sur iOs et Androïd), Asana s’utilise partout et à tout moment pour informer le reste de l’équipe sur l’avancement des tâches de chacun.

Exit les fichiers que l’on s’envoi sur de multiples supports tels que les mails, les drives ou encore les feuilles volantes qui se perdent en chemin, avec Asana tout est réuni au même endroit pour une vision améliorée.

Après avoir créée son compte, il suffit de rajouter l’adresse email de ses collaborateurs afin de pouvoir commencer à planifier les différentes missions.

On peut définir les différentes étapes du projet, les assigner à un ou plusieurs membres de l’équipe et suivre le travail de chacun.

Outil collaboratif, chacun des membres devient administrateur sur le projet et peut y ajouter de nouvelles actions à réaliser.

Si cette application est une véritable aubaine pour le chef de projet, elle permet aussi et surtout à chacun de pouvoir centraliser tout ce qui correspond au projet en question et de pouvoir finaliser le tout en temps et en heure : un réel travail de groupe efficace et sans perte d’énergie.

Et si l’on donnait un exemple concret ?

exemple-taches-asanaDans le cadre d’un projet évènementiel, il y a une multitude de choses auxquelles il faut penser pour ne rien laisser au hasard : la production, le commercial, la tenue des comptes et des budgets, la communication ou encore le digital.

Chacune de ces catégories peut être connectée de prêt ou de loin aux autres et la finalité reste la même pour tous : la tenue du dit-événement.

Le chef de projet va ainsi pouvoir créer ce projet dans l’outil et y ajouter des sous-catégories. Il peut assigner le projet à l’ensemble des membres participants et ensuite personnaliser ces sous-catégories en affectant à chacun sa ou ses tâches.

Une fois une que l’une d’entre elles est accomplie, le collaborateur valide l’opération ce qui informe le reste de l’équipe. Il peut également y ajouter des fichiers dans le dossier de partage et les rend donc disponibles pour les autres membres en fonction des besoins.

Ainsi, pour le projet évènementiel final, on affecte au directeur artistique la réalisation de plaquettes ou d’affiches d’informations. Une fois cette tâche effectuée et validée, les visuels sont partagés au sein du projet et vont pouvoir être utilisés par le directeur commercial dans le démarchage de prospect ou encore par le responsable de communication qui va pouvoir informer et relayer auprès de sa communauté.

A son tour, ces pôles vont pouvoir informer le reste de l’équipe de ces étapes et avancer sur les suivantes.

Et parce qu’il y a parfois des dizaines d’étapes à franchir pour finaliser un dossier, on facilite grandement l’avancement par le biais d’Asana qui permet d’avoir enfin une vision d’ensemble sur tout ce que l’on fait.

Plus besoin de perdre un temps fou lors de réunions hebdomadaires par exemple : il suffit de rester brancher sur l’application pour avancer en toute quiétude.

 

Alors, avec Asana, on met le collaboratif à l’honneur et on rassemble et fédère toute une équipe autours d’un seul et même projet pour n’obtenir finalement qu’un membre omnipotent et ultra efficace. Une aubaine on vous dit !